ZONADOCUMENTAL (FLOKZU)

Automatización de flujos de trabajo para equipos de alto desempeño. BPM en la nube para poner tareas recurrentes en piloto automático sin necesidad de programar.

Aplicación Web de la familia de los “workflows management systems” que facilita la confección y gestión de procesos. Está basada en la plataforma uruguaya “Flokzu”. ZonaDocumental coordina el trabajo de los equipos y la ejecución de tareas de procesos preferentemente estructurados. Los principales beneficios de esta plataforma son:

  • Automatiza flujos de trabajo (workflows) y las reglas de negocio asociadas, sin requerir programación.
  • Almacena toda la información de forma segura en un único lugar, bajo la forma de un expediente electrónico.
  • Aumenta la productividad, permite analizar el funcionamiento de la organización, identifica cuellos de botella y oportunidades de mejora.
  • Mantiene informado de lo que ocurre a la organización; quién hizo qué y cuándo. Provee además notificaciones y alarmas configurables, facilita la anticipación.
  • Se accede a una traza de auditoría generada automáticamente.
  • Se accede a la información en línea, permite búsqueda personalizada.

CARACTERÍSTICAS DE ZONADOCUMENTAL

Modela flujos de trabajo

Permite modelar procesos basados en el estándar BPMN. Dibuja el flujo sin necesidad de programar, define los campos del formulario que deberán ser completados, publica y ya puedes empezar a trabajar con este fantástico asistente.

Gestiona tus tareas diarias desde cualquier dispositivo (PC, Smartphone, Tablet). Encuentra todas las tareas que te fueron asignadas en la bandeja de entrada. Realiza búsquedas y encuentra lo que necesitas en instantes.

Asigna responsables y tiempos para completar tareas diarias

Ingresa la información requerida en cada tarea y una vez completada, el sistema enviará automáticamente el documento al usuario asignado en la siguiente etapa, enviando alertas al correo.

Es posible programar plazos máximos asociadas a cada tarea. El sistema puede notificar ante la proximidad de esos plazos o simplemente reasignar la tarea a otro miembro del equipo.

Analiza tu organización

En la sección Métricas y Reportes encontrarás información estadística útil para tomar decisiones.Información organizada por procesos y tareas para identificar dónde optimizar el funcionamiento.

PROCESOS DESTACADAOS DE ZONADOCUMENTAL

Oficina de Partes 

Automatiza el flujo de entrada por oficina de partes, distribución interna y salida de todos los documentos de una institución, permitiendo establecer responsables, alertas preventivas de incumplimiento en plazos de respuesta, generación de estadísticas del proceso, búsqueda de los documento.

Gestión de solicitudes

Permite automatizar procesos de compras, mantenimiento, recursos humanos y entre otras. A su vez permite definir tiempos de respuesta por tarea, registrar o recuperar datos de fuentes externas (p.e., maestro de proveedores), facilitando la trazabilidad y control de las solicitudes.

Gestión de facturas

Automatiza el proceso de validación y seguimiento al pago de facturas, permitiendo al proveedor visualizar el estado de tramitación y mantener la información en un solo lugar.